Automatiser la coordination des prestataires événementiel
Chaque prestataire briefé au bon moment, leur statut sous les yeux en temps réel. Vous arrivez au jour J sans le moindre trou dans le dispositif.
- Les briefs partent tout seuls, personnalisés par métier
- Relances automatiques à J-30, J-15, J-7 et J-1
- Une alerte dès qu’un prestataire n’a pas confirmé
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.
Les infos sont partout, sauf au même endroit
Un brief dans un mail, une confirmation dans un autre, le planning sur un drive, le numéro du traiteur dans votre téléphone. Au fil de la production, chacun briefe à sa façon et rien n’est centralisé.
Il suffit d’un prestataire qu’on oublie de relancer pour que le jour J prenne l’eau. Et ce sont les coûts cachés, le remplaçant de dernière minute, le client mécontent, qui font le plus mal.
À la main
- 15 mails de relance prestataires
- 3 oublis en haute saison
- le tableur ouvert 10 fois par jour
Avec les automatisations
- les briefs partent tout seuls
- statut prestataires en temps réel
- une alerte quand quelqu'un manque
Du brief au jour J, sans un seul mail à la main
Le brief part
Chaque prestataire reçoit le sien, avec ce qui le concerne : horaires, accès, contraintes du lieu.
Première relance
Ceux qui n’ont pas confirmé reçoivent un rappel. Vous voyez la liste se mettre au vert.
Le point de coordination
Planning consolidé envoyé à tous. Une alerte vous remonte les manquants à appeler.
Le rappel final
Dernier message avec l’heure d’arrivée et le contact sur place. Tout le monde est calé.
Salon Lumière · J-7
Brief envoyé à chacun, statut à jour sans un seul email à la main
Qui a confirmé, qui traîne, d’un coup d’œil
Un tableau de bord rassemble tous vos prestataires pour un événement. Confirmé, relance envoyée, en attente : chaque statut se met à jour à mesure que les réponses arrivent, sans saisie de votre part.
Vous n’avez plus à fouiller vos mails pour savoir où vous en êtes. L’outil vous signale les exceptions, c’est-à-dire les seuls cas où votre coup de fil est vraiment utile. Comptez trois à cinq heures récupérées par événement sur cette phase.
Mettre ça en place chez vous →« Mes prestataires ont besoin d’un appel, pas d’un mail automatique. »
L’automatisation prend en charge le documentaire : le brief, le planning, le contrat, les rappels de dates. L’appel humain reste pour vos prestataires clés, là où le contact compte vraiment. Quand quelqu’un n’a pas répondu au message, vous êtes alerté et vous décrochez votre téléphone. Vous intervenez sur les exceptions, plus sur la routine.
On déroule votre prochaine coordination ?
Trente minutes pour partir d’un de vos événements réels et voir ce qu’on peut déléguer à l’automatisation : les briefs, les relances, le suivi des confirmations.
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.